Der Belegungsplan

Um eine neue Reservierung anzulegen gibt es 3 Möglichkeiten:

1. Walk in eintragen

Sobald Sie eine Reservierung zum derzeitigen Zeitpunkt (+/- 30 Minuten) anlegen,

müssen Sie keinen Namen angeben sondern es wird automatisch "Walk in" eingefügt,

um auch Laufkundschaft im Tischreservierungssystem anzuzeigen.

2. Über die Uhrzeit:

- Sie klicken in der Zeitleiste auf die gewünschte Reservierungszeit

Es öffnet sich die Maske in der sie die nötigen Gastdaten eintragen können, wichtig sind hier vor allem:

  • Name (geben Sie keinen Namen ein, so wird automatisch "Walk in" eingefügt um Laufkundschaft einzutragen)
  • Personenanzahl

- Sie können die Reservierung nun direkt platzieren, oder in der Warteliste belassen.

Um die Reservierung zu platzieren machen Sie einen Rechtsklick auf die Reservierung und wählen Sie einen der Gelb eingefärbten Tische aus klicken Sie auf das grüne Häkchen.

3.  Direkt über den Tisch

Wählen Sie mit der Linken Maustaste ihren gewünschten Tisch aus und klicken Sie auf das grüne Häkchen.

- Nun öffnet sich die Maske in welcher die Gastdaten eingetragen werden können

- Hier können Sie ebenfalls entscheiden, welche Informationen Sie eintragen wollen - Name und Personenanzahl müssen allerdings angegeben werden.

- Klicken Sie auf speichern

- der Tisch wird mit einem Klick auf das grüne Häkchen (oder durch drücken der Enter Taste) besetzt

 

Möchten Sie eine Reservierung zu einem bestehenden Gast hinzufügen, so reicht es, in dem
Feld Namen, den Nachnamen des Gastes einzugeben und die bereits vorhandenen Daten des Gastes
werden in die Reservierung übertragen.

Sollten Sie nach Eingabe des Gäste-Nachnamens
zu viele Gäste angezeigt bekommen (Bsp.: Mayer, Huber), so können Sie im Namensfeld nach dem Nachnamen noch den
Vornamen angeben und so die Auswahl der Gäste eingrenzen (Bsp.: Mayer Markus ).

Anfrage:

Die Checkbox Anfrage definiert eine Reservierungsanfrage wenn diese noch nicht sicher ist,
wie eine Hochzeit oder größere Feierlichkeiten.

- Wollen Sie die Anfrage zu einer Reservierung abändern, so entfernen sie den Haken bei Anfrage und speichern die Reservierung.

- Die Anfrage wird im Belegungsplan rot eingefärbt, so können Sie auf einen Blick erkennen, dass diese Reservierung noch nicht fix ist.

Spezialflags:

Mit Hilfe der Spezialflags können Sie Reservierungen gewissen Feierlichkeiten zuordnen, wie zum Beispiel:
- Personen +/-   oder Geburtstag
Die Spezialflags finden Sie in der Mitte der Reservierungsmaske - hier können Sie auch mehrere Flags auswählen.

Das Specialflag wird nach der Auswahl am linken Rand der Reservierung angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darüber bewegen können Sie sehen um welche Specialflags es sich handelt.

Erweiterte Gastdaten:

Um zu einem Gast weitere Informationen zu speichern, so machen Sie einen Doppelklick auf den Namen des Gastes in der Reservierungsmaske.

Hier können Sie beispielsweise Rechnungsdaten eintragen und unter dem Punkt "Profil" zusätzliche Bemerkungen zum Gast definieren.

Unter dem Punkt Logbuch können Sie nachvollziehen wer eine Reservierung erstellt, bearbeitet oder storniert hat.

Raum/Tisch Wunsch:

Äußert der Gast in seiner Reservierung einen Raum oder Tischwunsch können Sie diesen in der Reservierung hinterlegen.
Dazu wählen Sie auf am rechten Rand der Reservierungsmaske die Option "Raumwunsch", hier können Sie den gewünschten Raum/Tischwunsch hinterlegen.

Nun können Sie entweder einen Raum (Linke Seite) oder direkt einen Tisch (Rechte Seite) als Wunsch hinterlegen.

Sobald Sie den Wunsch eingetragen haben klicken Sie auf speichern. Den Raumwunsch können Sie im Belegungsplan an den beiden eckigen Klammern erkennen:

Reservierungsinformationen bearbeiten:

- Machen Sie einen Klick auf die Reservierung und wählen "bearbeiten aus"

Nun können Sie in der Reservierungsmaske noch Informationen (wie Telefonnummer oder Specialflags) zur Reservierung ergänzen.

Klicken Sie zum übernehmen der Änderungen auf speichern.

Zeit der Reservierung verändern

- Klicken Sie auf die Reservierung

- wählen den Punkt "Zeit" aus.

- Hier können Sie den Reservierungszeitpunkt beliebig verändern (sollte sich der Gast zum Beispiel verspäten und Ihnen das telefonisch bekanntgegeben haben).

Datum der Reservierung verändern

- Wählen Sie die Reservierung mit einem Linksklick aus und klicken Sie auf "Datum".

- Wählen Sie im Kalender das gewünschte Reservierungsdatum aus

- bestätigen Sie mit "OK"

Nach dem bestätigen finden Sie sich im Belegungsplan beim neuen Zieldatum wieder.

Um eine Reservierung auf einen anderen Tisch zu verschieben, gibt es 2 Möglichkeiten:

1.

- Sie machen einen Rechtsklick auf die Reservierung

-Wählen den neuen gewünschten Tisch (Sie erkennen alle zu Auswahl stehenden Tische an der gelben Einfärbung)

- bestätigen dies mit Enter oder mit einem Klick auf den grünen Haken

2.

- Linksklick auf die gewünschte Reservierung

- Klicken Sie anschließend auf "verschieben"

- wählen Sie den neuen Tisch aus

- bestätigen dies mit Enter oder mit einem Klick auf den grünen Haken

- Wählen Sie eine Reservierung mit Linksklick aus

- Klicken Sie auf stornieren


- Nun können Sie einen optionalen Stornogrund angeben (z.B Gast hat bereits reserviert)

- Mit einem Klick auf Ja ist die Reservierung storniert und nicht mehr am Tischplan zu sehen

 Tipp:

Stornierte Reservierungen können sie mithilfe des Menüs "Suche" wiederherstellen.
Wählen Sie zuerst "Suche" dann klicken Sie oben rechts auf Filter und wählen Stornierungen aus.
Nun können Sie auf die gewünschte Reservierung klicken und Stornierung aufheben auswählen.
Die Reservierung befindet sich nun wieder am ursprünglichen Tisch oder in der Warteliste.

- Klicken Sie zuerst auf eine bestehende Reservierung und wählen Sie "Alternativreservierung" aus.

- Wählen Sie nun einen Alternativtisch für Ihre Reservierung und bestätigen Sie mit dem klicken auf das grüne Häkchen.

- Die Alternativreservierung erkennen Sie am Belegungsplan an der gelben Hinterlegung. Der Text einer Reservierung, von welcher eine Alternativreservierung besteht, wird ebenfalls gelb angezeigt.

Eine Alternativreservierung kann gerne zu Ihrer Stammreservierung geändert werden:

- Klicken Sie auf die Alternativreservierung

- Nun auf "Zur Stammreservierung machen"

Tipp:

Eine Alternativreservierung bietet die Möglichkeit, eine Reservierung auf mehreren Tischen zu platzieren
so kann beispielsweise eine Reservierung im Garten sowie im Restaurant angelegt werden und ist somit wetterunabhängig!
Bei Schönwetter kann man dem Gast den Tisch im Garten zuweisen bzw.
bei Schlechtwetter gerne einen Tisch in der Stube.

- Legen Sie eine neue Reservierung an und geben Sie die gewünschten Daten ein.

- Nun wählen Sie den Punkt "Serie"

- Stellen Sie den gewünschten Zeitraum der Serienreservierung ein


- Hier können Sie auswählen ob die Reservierung jeden Tag, jede Woche
oder auch nur am 1. Freitag des Monats usw. gebucht werden soll

- Nun klicken Sie auf Weiter
- Das System kontrolliert nun die gewählten Tage auf Kollisionen (Ruhetag, bereits ansgebuchtes Restaurant)
- um die Serienreservierung zu bestätigen, klicken sie auf übernehmen und speichern die Reservierung.

- Beim Platzieren der 1. Reservierung werden Sie gefragt, ob die anderen Reservierungen der Serie auch am selben
Tisch platziert werden sollen - hier können Sie entweder ja oder nein auswählen.

Die platzierte Serienreservierung können Sie am Tisch an folgendem Symbol erkennnen:

Eine Serienreservierung welche an diesem Tag endet können Sie an folgendem Symbol erkennen:

Tipp:

Mit Hilfe der Serienreservierung können Sie Stammgäste, welche jede Woche Ihr Lokal besuchen,
oder Gruppen wie Kartenspieler bzw bestimmte Vereins-/Orts-/Stammtisch-Gruppen welche an fixe Wochentagen kommen,
schnell in Ihre Reservierungssystem aufnehmen.

Einstellungen

Um einen neuen Tisch anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:
* Wählen Sie "Gastronomieeinstellungen" aus
* Klicken Sie auf den übergeordneten Punkt "Tischreservierung"
* Nun wählen Sie Tische
* Im oberen Feld können Sie nun den gewünschten Raum auswählen, in welchem Sie den neuen Tisch anlegen möchten
* Nun geben Sie unten bei *Tischbezeichnung* den Namen des neuen Tisches ein
* Die Kapazität des Tisches gibt an, wie viele Personen am Tisch Platz nehmen dürfen. Geben Sie hier die gewünschte Anzahl ein
* Klicken Sie auf speichern

###### Info:

Mit der Checkbox "Aktiv" können Sie den Tisch vorläufig aus Ihrem Tischplan entfernen
und mit dem setzen des Häkchens erneut wieder anzeigen lassen

Möchten Sie einen neuen Raum definieren, so gehen Sie wie im Punkt Tisch anlegen
erneut in die Gastronomie-Einstellungen.
* Hier wählen Sie den Punkt "Tischreservierung"
* Nun können Sie mit dem wählen "neuer Eintrag" den Raum anlegen
* Wählen Sie den Namen des Raumes und die Anzahl der Sitzplätze
* Unter der Kurzbezeichnung können Sie einen beliebigen Namen auswählen, der am Tischplan gezeigt wird

###### Tipp:

Wählen Sie eine aussagekräftige Kurzbezeichnung für den Raum, um
die Übersicht am Tischplan nicht zu verlieren.

Wollen Sie einen neuen Mitarbeiter (aufgrund einer Neuanstellung oder eines Personalwechsels) anlegen,
so gehen Sie in die Gastronomie-Einstellungen. Diese finden Sie wenn Sie auf das Auswahl Symbol in der linken oberen Ecke klicken.

* Wählen Sie den Punkt "Allgemein" aus
* Nun klicken Sie auf den Punkt "Mitarbeiter"
* Geben Sie die Anrede sowie Vor- und Zuname an
* Unter Login Name wählen Sie den Namen, welcher der Mitarbeiter zum Eintragen von neuen Reseservierungen im System benötigt.
* Geben Sie bitte ein Zeitguthaben (**in Sekunden**) an, wie lange der Mitarbeiter eingeloggt bleiben soll wenn nicht mehr im TableX gearbeitet wird.
* Zuletzt wählen Sie die Stufe des Mitarbeiters (Hier haben Kellner andere Rechte im System als ein Chef)
* Sobald Sie auf speichern klicken, ist der neue Mitarbeiter angelegt und Sie können ihm/ihr den Login Namen mitteilen.

###### Tipp:

Bei Mitarbeitern, welche direkt im Gastraum auf TableX zugreifen, ist zu empfehlen
ein eher geringeres Zeitguthaben auszuwählen, um zu verhindern, dass eine fremde Person
Daten bzw Änderungen in Tablex vornehmen kann.

* Wechseln Sie zuerst in die Gastronomie Einstellungen
* Wählen Sie den Punkt "Allgemein" aus
* Nun klicken Sie auf den Punkt "Mitarbeiter"
* Klicken Sie auf "bearbeiten"
* Suchen Sie den Mitarbeiter auf der rechten Seite welchen Sie bearbeiten möchten
* Nun können Sie die gewünschten Daten verändern. Durch speichern werden Ihre Angaben in das Tablex System übertragen

* Wechseln Sie in die Gestronomie Einstellungen
* Gehen Sie auf den Reiter "Allgemein"
* Klicken Sie auf "Spezialflags"
* Wählen Sie "neuer Eintrag"
* Nun können Sie den Namen des Spezialflag und die Farbe in der diese dargestellt werden soll auswählen
* Speichern Sie die Einstellung

Sie können das Spezialflag nun bei jeder neuen Reservierung auswählen und dem Gast zuweisen.

* Wechseln Sie in die Gastronomie Einstellungen
* Gehen Sie auf den Reiter "Online" --> Allgemein
* Hier können Sie die Checkbox "Reservierungserinnerung aktivieren" aktivieren
* Nun Geben Sie im ersten Feld die Zeit ein zu welcher der Gast die Erinnerung erhalten soll (Empfehlung 24h)
* Im zweiten Feld können Sie die Zeit eingeben, welche Zeitspanne vor der Erinnerung der Gast reservieren muss, um überhaupt eine Erinnerung zu erhalten. (Empfehlung 48h)

Beispiel:

Reserviert ein Gast nun am 3. Januar für 5. Januar erhält dieser keine Erinnerung da nur 48 Stunden zwischen der Reservierung und dem gewünschten Tag liegen.

Reserviert ein Gast allerdings bereits am 1. Januar für 5. Januar erhält dieser am 4. Januar, genau 24 Stunden vor seiner Reservierung eine Erinnerungmail.

Grundfunktionen

- Um eine neue Notiz hinzuzufügen können klicken Sie zuerst auf den Reiter Notiz.


- Tragen Sie ihren gewünschten Text ein


- Klicken Sie auf das Speichern Symbol um die Notiz zu speichern

Notiz entfernen

- Um eine Notiz zu entfernen, öffnen Sie erneut den Reiter Notiz.

- Wählen Sie die gewünschte Notiz aus und klicken Sie auf das "Löschen" Symbol

Splash Option

Wählen Sie bei einer neuen Notiz die Option "Splash", so wird die Notiz am gewünschten Tag als Popup Nachricht angezeigt.
Es kann Ihnen bei essentiellen Informationen nützlich sein und stellt sicher,
dass jeder Mitarbeiter die Notiz lesen muss, bevor er den gewünschten Tag auswählen kann.

 Online Sperre

Sie können über die Notizfunktionen im selben Zug noch eine Onlinesperre für den ausgewählten Tag definieren.

Dies kann ihnen Zeit sparen falls sie ohnehin planen eine Sperre zu definieren.

Die eingtragene Sperre erkennen Sie am roten Balken über der Zeitleiste:

Seriennotiz

Mit Hilfe der Option Serie können Sie die Notiz an mehreren Tagen anzeigen lassen.


Sie können hier zwischen:
- Tag
- Woche
- Monat
- Jahr

wählen.
Nachdem Sie den Notiz Text eingegeben haben, wählen Sie weiter und übernehmen die Notizen an allen gewünschten Tagen.

Hier können Sie natürlich auch wieder die Eigenschaften "Splash" und "Online sperre" auswählen.

Eine eingetragene Seriennotiz können Sie auch an der Splash Notizenüberschrift erkennen:

Um eine Seriennotiz zu ändern oder um sie zu stornieren, öffnen Sie erneut den Reiter Notiz.

Nun können Sie die Seriennotiz auswählen und unten "Seriennotiz ändern" anklicken.

Im Seriennotiz Menü können Sie links unten die Serie stornieren, oder die Eigenschaften der Notiz aktualisieren.

Hinweis:

Eine Notiz ist vielseitg einsetzbar und für den internen Nachrichtenaustausch gedacht.  Sie können sie allerdings dazu verwenden einen Putzplan oder das Tagesmenü einzutragen.

- Klicken Sie auf Liste

- Nun können Sie noch die Reservierungen Filtern um bespielsweise eine Liste für einen längeren Zeitraum zu erhalten.

Klicken Sie dazu oben rechts auf den Punkt "Filter" und geben Sie ihre gewünschte Paramter ein.

- Wählen Sie im oberen Bereich entweder den Punkt "Liste, Tischkarte oder Excel" aus und klicken Sie auf "Drucken".


- Nun können Sie mit einem Klick auf "Drucken" ihren gewünschten Drucker auswählen und die Reservierungen ausdrucken.

Schnellsuche

- In der Schnellsuche durchsuchen Sie alle Reservierungen der Zukunft nach dem gewünschten Suchbegriff.

- Dies kann natürlich auch eine Bemerkung, ein Specialflag oder ein Tischwunsch sein.

- Dazu klicken Sie auf das Suchfeld

- Geben den gewünschten Suchbegriff ein


- Bestätigen Sie mit der Enter Taste

Nun können Sie sich die gesuchte Reservierung mit einem Klick auf die gefundene Reservierung im Belegungsplan anzeigen lassen.

Erweiterte Suche

- Hierzu klicken Sie auf das Lupensymbol und können beliebig viele Filter und Einstellungsmöglichkeiten wählen

Im Punkt Übersicht können Sie ihre aktuellen Reservierungszahlen auslesen oder direkt drucken.

- Dazu klicken Sie auf den Punkt "Übersicht"

- Hier können Sie auch mit Hilfe des Kalenders verschiedene Tage und Monate anzeigen lassen.

- Unter dem Punkt "Geburtstag" und "Hochzeitstag" werden alle Gäste angezeigt welche im ausgewählten Zeitraum ihren besonderen Tag feiern.

Damit die Gäste unter "Geburtstag" bzw. "Hochzeitstag" angezeigt werden müssen diese auch in den erweiterten Gastinformationen eingetragen werden.

Um Ihr System vor unberechtigten Eingriffen zu schützen, öffnet sich beim eingetragen einer neuen Reservierung eine Anmeldemaske in welcher das Mitarbeiterkürzel eingegeben werden muss.

Mit Hilfe dieses Kürzels können Sie auch nachvollziehen welcher Mitarbeiter eine Reservierung, eine Notiz oder eine Sperre eingetragen hat.

Die jeweiligen Mitarbeiterkürzel werden beim Anlegen eines Mitarbeiters definiert.

Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, so klicken Sie bitte auf den Unterpunkt Settings --> Mitarbeiter hinzufügen.

Onlinereservierungen

Wird eine neue Onlinereservierung für Ihren Betrieb getätigt, so erscheint beim Button Online die Anzahl der eingetroffenen Reservierungen und wird automatisch in ihre Warteliste abgelegt.


- Mit einem Klick auf das Feld "Online" sehen sie die eingetroffenen Reservierungen


- Onlinereservierungen können sie in der TableX Software auch am "Wolken" Symbol neben der Reservierung erkennen.

Um eine Reservierung zu bestätigen, gehen Sie wie folgt vor:

- Klicken Sie auf die neue Reservierung, welche sich in der Warteliste befindet
- Wählen Sie "Reservierung bestätigen"


- Nun öffnet sich die Maske, um die Bestätigungsemail zu senden

- Hier können Sie nun auch noch eine persönliche Nachricht hinzufügen

- Um dem Gast die Reservierungsbestätigung zu senden, klicken Sie auf senden

Wenn Sie die Maus über die bestätigte Reservierung bewegen können Sie Einzelheiten der Reservierung und den Zeitpunkt der Reservierungsbestätigung sehen.

Nun können Sie dem Gast einen Tisch zuweisen.

Tipp:

Sie können die persönliche Nachricht in der Reservierungsbestätigung auch nutzen, um den Gast
auf ein Angebot oder ein Event aufmerksam zu machen.
zum Beispiel: "Grillbuffet nur heute von 17:00 - 20:00"

- Wählen Sie mit Linksklick die gewünschte Reservierung aus

- Klicken Sie auf "Reservierung ablehnen"

- Senden Sie optional eine Benachrichtigung ab

Die Reservierung wurde abgelehnt.

Wollen Sie die Reservierung doch bestätigen, nachdem sie abgelehnt wurde:

- klicken Sie auf den Reiter "Liste"

- Hier wählen Sie den Filter "Stornierung"

- Mit einem Klick auf die stornierte Reservierung, können Sie die Stornierung aufheben

- Klicken Sie in der TableX Anwendung auf den Menüpunkt "Sperre"


- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus (Sie können auch einzelne Stunden sperren)


- Klicken Sie auf hinzufügen und dann auf speichern


- Nun sehen Sie im angegebenen Zeitraum einen roten Balken über der Reservierungszeit

Reservierungssperre löschen:
- Wählen Sie den Punkt Sperre

- Klicken entfernen Sie den Haken bei "Aktiv" und klicken auf speichern.

- Die Sperre wurde entfernt.

Hinweis:

Sie können auch eine längere Zeitspanne für die Reservierungsperre wählen.
Tragen Sie zum Beispiel Ihren Betriebsurlaub ein.

Um eine neue Vorlage, welche Sie in die Bestätigungsmail einfügen können, zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

* Wechseln Sie auf den Menüpunkt "Gastronomieeinstellungen"
* Gehen Sie auf den Reiter Allgemein --> Vorlagentexte
* Wählen Sie oben "neuen Beitrag", geben Sie Ihren gewünschten Vorlagentitel ein und bestätigen mit speichern
* Nun wählen Sie im unteren Bereich die Vorlage sowie die Sprache aus welche Sie bearbeiten möchten.
* Geben Sie Ihren Vorlagentext ein und klicken Sie auf speichern.

Nun können Sie sobald Sie eine Reservierung bestätigen in der oberen rechten Ecke die neu erstellte Vorlage
auswählen und an ihren Gast senden.

Beispiel:

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten Vorlagentexte einzusetzen, beispielweise um auf einen Grillabend oder eine
andere besondere Festlichkeit aufmerksam zu machen.
Natürlich können Sie einen Vorlagentext dafür verwenden ihren Gast darauf aufmerksam zu machen rechtzeitig zu erscheinen.